電話応対について

電話応対について

電話応対について

企業に勤める上で電話応対は基本的かつ重要な技術の1つです。電話対応の良し悪しで、顧客から企業全体が評価されてしまうこともあるため、英語で電話応対する際は、正確な表現や対応法が求められます。

下に英語で電話応対する際の注意点を記載します。

  • 電話を受けた時間帯にふさわしい挨拶をする（Hello,Good morning,Good afternoon）
  • 相手が話すより先に会社名と自分の名前を言う
  • 用件を尋ねる
  • 伝言を受ける場合は、電話をかけてきた相手の会社名や名前の正しいスペルを確認し、必ず連絡先を尋ねる

事例

A）Hello.ABC Corporation.This is Toru Ogawa.How can I help you？

B）My name is John Smith, from XYZ Trading.I'd like to speak to Taro Yamada, Please.

A）Unfortunately, He's in a meeting at the moment.Would you like to leave a message？

B）Yes, please. It's regarding the convention.he's attending here next week.Would you please tell him to call me back after the meeting？

A）I'll pass along your message to Mr.Yamada.Mr.John Smith,Could you please spell out your name and the company name for me？And your telephone number,please？

B）Certainly,XYZ Trading is spelled X-Y-Z space t-r-a-d-i-n-g,and John Smith is j-o-h-n space s-m-i-t-h.The direct line to my office here in New York is area code 845, 555-0746.

A）Let me repeat your number：845, 555-0746.

B）That's correct.

A）Can I help you with anything else？

B）No,That will be all.

A）Thank you for calling Mr.John Smith.Have a nice day.

訳
A）こんにちは、ABC社、オガワトオルと申します。ご用件を承ります。
B）私は、XYZトレーディングのジョン・スミスと申します。ヤマダタロウさんをお願いします。
A）申し訳ございません、タロウは只今、会議中でございます。ご伝言を承りましょうか？
B）お願いします。来週、タロウさんに弊社の会議にご出席いただく件についてです。会議が終わられましたら、折り返しお電話をいただけるよう、ご伝言いただけますでしょうか。
A）こちらヤマダに申し伝えさせていただきます。ジョン・スミス様のお名前と企業名のスペルを教えていただけますか？
B）わかりました。XYZトレーディングは、X-Y-Z、スペース、t-r-a-d-i-n-gです。ジョン・スミスは、 j-o-h-n スペース s-m-i-t-hです。ニューヨークの私のオフィスの直通番号は、局番が845の555-0746です。
A）お電話番号を繰り返えさせていただきます。845-555-0746でよろしかったでしょうか？
B）間違いありません。
A）他にご用件はございますか。
B）いいえ、以上です。
A）お電話ありがとうございましたジョン・スミス様。良い1日をお過ごし下さい。