英文レターと同様、英文Eメールには基本的なルールがあります。基本ルールをおさえることで、相手に分かりやすく内容を伝えることができるのです。
Dear Mr.Smith,
I got your e-mail.You will be compensated after somebody from our company checks the damaged product. You will have to show us the original bill or a copy. We will not give you a replacement if you do not have the bill.
Tell us when I can visit you.
Taro Yamada
yamada@abcd.com
Dear Mr.Smith,
I am writing in response to your e-mail about the defective hair dryer purchased from our store. We apologize for the inconvenience you have faced due to the defective product.
Our company representative will visit your residence to inspect the defective product and replace it with a new one. I suggest you keep the original bill as we will not be able to make a replacement without it. We would appreciate it if you could let us know your convenient date and time for our representative to visit your office.
Please accept our apology once again.We are looking forward to hearing from you.
Taro Yamada
Sales Administration Officer
ABCD inc.
yamada@abcd.com
ビジネス文書は、相手に読んでもらうためのものですので、読みやすい文面になるように心がける必要があります。「読みやすさ」は文章構成や内容に大きく左右されるのはもちろんですが、字のサイズや字体、字詰(文字間隔)、行詰(行間隔)、あるいは全体のレイアウトなどの細部にも考慮する必要があります。
レターの外観を構成する要素のうち最も重要なものは、紙面上に盛られるべき文字情報の構成(フォーマット)です。本ページでは3つの様式を紹介しますが、本人にとって使いやすいものを選択するのがベストです。自社の部門や社内全体での統一を図るようにしましょう。
ビジネスレターの構成要素毎のルールを把握することで、読みやすい文章作りをすることができます。
レターヘッドとは会社のシンボルマーク、社名ロゴ、会社のアドレス、電話およびファクス番号や、最近では電子メールアドレスなどを加えた一連の情報が印刷したレター用紙上部の頭書きのことを指します。
しかし、一般的には、そのような情報が印刷された社用箋そのものをレターヘッドと呼んでいます。会社名以外は、用紙の下部等に印刷する場合もあります。
ビジネスでは、文書の管理のために原則としてすべての書類にそれぞれ固有の文書番号を加えます。
日本語の「文書番号」に対応する英語呼称は、letter number, document number, file number, reference number など企業によって異なります。これを記入する行を一般的にreference lineと呼びます。
例:Reference NO.AB-1234、XYZ-AOKI00122q
日付には、イギリス式・アメリカ式の2つがあります。社内・部署内等で統一しておくとよいでしょう。
英文ビジネスレターでは、封筒上に表記される名宛人の氏名(社名)および住所(所在地)を必ずレター上にも記入します。これを書中宛名と呼びます。書き方については、前述イギリス式およびアメリカ式を参考にしてください。敬称については、下記が一般的です。女性の場合は、Ms.を用いるのが無難でしょう。
本文に入る前の形式的な敬辞である。
レターの内容を簡潔に相手に分かってもらうためのものです。長い文章は読みにくいため、短くまとめることが重要です。アンダーバーなどを引いて強調するのもよいでしょう。
本文は、パラグラフ(段落)の構成が重要です。「導入・展開・結論」の3構成でまとめると分かりやすくなります。「導入」では、自分について簡潔に記し、何についてのレターなのかを明記する必要があります。
「展開」では、レターの用件を分かりやすく書きます。用件が長くなる場合は、複数のパラグラフに分けることもあります。そして、「展開」を経て、最後に「結論」をまとめます。「導入」のパラグラフで先に結論を示し、最後の「結論」で、より詳細に記す場合もあります。
イギリス式では、各段落の始まりに5文字程度のスペースを空けてから始めます。また、パラグラフ毎に1段空けることで見やすくさせる場合もあります。
日本語の「敬具」にあたるもの。相手との関係により使い分けるとよい。
氏名、役職、部署、および必要に応じて会社名を記した欄に、自筆の署名を書きます。
パソコンの普及している現在では不要になってきていますが、以前はレターの責任者と依頼を受けてタイプをするタイピストを明記することで、レターの責任の所在を明確にする必要がありました。
左がレターの責任者のイニシャルで、右がタイピストのイニシャルを表します。
同封物の明記をしておくことは、海外では慣習的なことである。Enclosureの後に同封する内容と数量を記す。
日本の手紙でも使ういわゆるP.Sのことです。本文の内容と同等のことは書かず、別の用件を端的に記す場所です。
文書の性質によっては、封筒および手紙の適当な位置にCONFIDENTIAL,PERSONAL,REGISTERED MAIL,EXPRESS MAILなどと表記することがあります。
英文 | 和訳 |
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AIR MAIL | 航空便 |
EXPRESS | 速達 |
REGISTERED | 書留 |
CERTIFIED MAIL | 配達証明便 |
URGENT | 至急 |
PLEASE DO NOT FOLD | 折り曲げ禁止 |
P.D.Q | 大至急(pretty damn quick) |
英文 | 和訳 |
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Mr.Chris Hopkins Manager | 氏名・肩書 |
Daiho,Inc. | 会社名 |
111-111 Oobuchi Ave. | 番地、ストリート名 |
Oobuchi ABVC 11224 | 市名、州名、郵便番号 |
CANADA | 国名 |
下記などがあげられます。
英文 | 和訳 |
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URGENT IMMEDIATE | 至急 |
STRICTLY CONFIDENTIAL | 厳秘 |
PRIVATE CONFIDENTIAL PERSONAL | 親展 |
下記などがあげられます。
英文 | 和訳 |
---|---|
AIR MAIL BY AIR MAIL | 航空便 |
REGISTRED MAIL REGISTERD | 書留 |
SPECIAL DELIVERY EXPRESS DELIVERY | 速達 |
CERTIFIELD MAIL | 配達証 |